e-Fatura Geçiş Yöntemleri

Zorunlu e-Fatura mükellefi olmayan firmalar, gönüllü olarak e-Fatura sistemine girebilir mi?

 

Zorunlu e-Fatura mükellefi olmayan firmalar, gönüllü olarak e-Fatura sistemine girebilirler. Bu firmalar istedikleri takdirde e-Fatura sisteminden herhangi bir yaptırım olmadan çıkabilirler. Fakat ilgili kanun ve tebliğe istinaden bu firmalar, e-Fatura sistemindeyken alıp gönderdikleri e-Faturaları 10 yıl süre ile saklamakla yükümlüdür.

e-Fatura Uygulaması nedir?

 

e-Fatura uygulaması, tanımlanan standartlara uygun olarak elektronik belge biçiminde düzenlenen faturaların, taraflar arasında dolaşımını güvenli ve sağlıklı bir biçimde sağlamak amacı ile GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından oluşturulan uygulamanın genel adıdır. 

Özel entegratör nedir? Neden özel entegratör kullanmayı tercih edeyim?

 

Başka mükelleflerin faturalarını göndermek ve almak amacıyla bilgi işlem sisteminin başkanlık sistemiyle entegre edilmesidir. Böylece faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflere, kendilerine ait bilgi işlem altyapısının yetersiz olması veya istemeleri halinde teknik yeterliliğe sahip bir özel entegratör bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkânı sağlanmaktadır.

Özel entegratör ile entegratör arasındaki fark nedir?

 

Özel entegrasyon, sistem altyapısını oluşturup başka firmaların hizmetine sunarak GİB ile bağlantı sağlamaktadır. Entegrasyon oluşturan firma ise sistem altyapısını kendi adına kullanmakta ve GİB ile bağlantıyı sağlamaktadır.

Özel entegratörün sakladığı verileri başka kimler görebilir?

 

İzin vermediğiniz sürece verilerinizi kimse göremez. Verileriniz özel entegratörün sorumluluğundadır. Özel entegratör seçiminizi, kurumsal ve gizlilik ilkelerine hassasiyetle uyacağından emin olduğunuz firmalardan yana kullanmanız riskinizi azaltacaktır. eFinans’ta verileriniz bankacılık standartlarında bir güvenlik seviyesinde saklanmaktadır. 

Verilerimi özel entegratör saklayacaksa, bunun garantisi nedir?

 

Verilerinizin yasal yükümlülük süresi dahilinde, talep ettiğiniz süre boyunca anlaşma yapmış olduğunuz ve e-Fatura Saklama Hizmeti sağlama iznine sahip bir özel entegratör tarafından saklanması mümkündür. Ancak özel entegratörlerin verilerinizi ve yedeklerini sakladığı altyapı, felaket yönetimi ve iş sürekliliği planları risk yönetiminiz açısından çok önemlidir. Özel entegratör seçiminde firmanın sürekliliği, finansal kapasitesi ve güvenilirliğinin de göz önünde bulundurulması gerekmektedir.

e-Fatura entegrasyon yazılımımın güncellenmesi gerekirse bilgilendirilecek miyim?

 

Aldığınız uygulamanın çözüm sağlayıcı firma tarafından yeni tebliğlerle gelen değişikliklere göre güncellenmesi gerekmektedir. Bu güncellemeler, uygulamaların bakım ve destek sözleşmeleri kapsamında sağlanmaktadır. Konuya odaklanmış ve sürdürülebilir bir iş modeline sahip firmalarla çalışmak bu açıdan çok önemlidir. 

Özel entegrasyon kullanımımın güncellenmesi gerekirse bilgilendirilecek miyim?

 

Özel entegratörlerin, uygulamalarında yeni tebliğler sebebiyle gerekli olabilecek güncellemeleri zamanında yapmaları beklenir. Zorunlu alanlardaki değişiklikler sebebiyle, e-Fatura bilgilerini üreten ERP ve diğer uygulamalarda da zaman zaman yeni tebliğler sonucunda değişiklikler gerekebilecektir.

Özel entegrasyonda mali mühür satın almam şart mıdır?

 

Evet, mali mühür satın alınmalı ve süresi dolduğunda yenilenmelidir. Ancak özel entegratörün sizin yerinize mali mühür ve imzalama yapabilmesi mümkündür. Özel entegratörler genellikle HSM olarak adlandırılan yüksek kapasiteli imzalama donanımları kullanmakta ve bu sayede birim zamanda daha fazla e-Fatura imzalanması mümkün olmaktadır.

Arşivimi kendim mi tutmalıyım, özel entegratör mü tutmalı?

 

Arşiv sorumluluğu temel olarak mükelleflerdedir. Bununla birlikte arşivinizin tutulduğu yer Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde ve denetleyici talep ettiğinde ulaşılabilir olmalıdır. Ancak e-Fatura saklama hizmeti lisansı olan özel entegratörler, özellikle arşivleme hizmeti için yapılandırılmışlardır. Bu nedenle arşivinizi saklama hizmeti verebilen özel entegratör şirketlerinde tutmanız sizin belge güvenliğinizi artıracaktır. Bununla birlikte özel entegratörünüzün saklama kapasitesini, altyapı kalitesini, yedekleme ve iş sürekliliği süreçlerini de sorgulamalısınız. Özel entegratörünüzün e-Fatura Saklama Hizmeti Lisansı yoksa arşivinizi bahse konu özel entegratörde tutmamalısınız.

Kullandığımız ERP programı/muhasebe programı, e-Fatura uygulaması ile uyumlu mudur?

 

ERP programınız ile e-Fatura uygulaması arasında çalıştırılacak bir konnektör aracılığıyla veya ERP programında yapılacak değişiklikler yoluyla, ERP programınızdan gelen verinin e-Fatura uygulaması için gereken formata dönüşmesi mümkündür. Bu konuda daha detaylı bilgiyi özel entegratör firmalarından ya da ERP firmanızdan alabilirsiniz. eFinans, konnektöre gerek kalmadan XML, EDİ, CSV ve UBL formatında çıktıverebilmekte, ERP’ler ile senkronize çalışarak e-Fatura gönderip alabilmekte ve verileri ERP’ye aktarılabilecek formata dönüştürebilmektedir. Portal uygulamamız tek başına fatura yönetim modülü şeklinde kullanılabilmektedir. 

e-Defter için de özel entegrasyon mümkün müdür?

 

Şu an e-defter uygulaması, kaynak planlama ve muhasebe sistemlerinize entegre olacak bir yazılım ile uygun verinin GİB tarafından mühürlenmesi üzerine tasarlanmıştır. Alıcısı olmadığından merkezi bir sistemle aktarıma gerek yoktur. Saklama yükümlülüğü mükelleftedir.

e-Fatura uygulamasını özel entegratör vasıtasıyla kullanıyorum, mali mühür almam gerekir mi?

 

Evet. Aynı zamanda, özel entegratörün mührünü de kullanabilirsiniz.

Portaldan entegrasyona veya özel entegratör hizmetine geçiş yapabilir miyim?

 

Evet, GİB’e başvuru ile geçiş yapılabilir.

Gelen faturaları otomatik olarak ERP uygulamamıza aktarabiliyor muyuz?

 

Uygun entegrasyonla gelen elektronik faturaların otomatik olarak ERP uygulamasına aktarılması mümkündür. eFinans e-Fatura uygulaması birçok ERP uygulamalarıyla entegre edilebilmektedir. 

Konnektör uygulaması ücretli midir?

 

Konnektör uygulaması ücretlidir. Konnektör fiyatlandırması ve satışı ERP firması tarafından yapılmaktadır. 

ERP sistemimde bulunan adres defterini otomatik olarak e-Fatura içerisine aktarabiliyor muyum?

 

Konnektör kullanılıyorsa yapılabilir ama konnektör kullanılmıyorsa aktarılamaz.

Konnektör uygulaması LOGO programına ve veritabanına herhangi bir veri yazıyor mu?

 

LOGO konnektör kullanımı için LOGO sistemimizle uyumlu bir yazılım yapılmaktadır.

Kullanıcılar, seri numarası takibine kendisi karar verebilir mi?

 

Kullanıcılar isimleri GİB'in belirlediği (XXX YIL AY GUN NUMARA) kuralına uygun olarak isimlendirebilmektedir.

e-Fatura özel entegrasyon yöntemi ile ilgili altivasyon süreci nasıl oluyor?

 

Sözleşme ekinde yer alan "eFinans Özel Entegrasyon Yetkilendirme Formu"nu doldurduğunuzda buradaki  e-posta adresine kullanıcı adınız ve parolanız gönderilecektir. İnternet üzerinde eFinans portala giriş yapacaksınız. Aktivasyon işlemini yapacak olan ilgili kişi, giriş yapacağı bilgisayara mali mührü takacak ve giriş işlemi esnasında bu mali mührü bir defaya mahsus olarak kullanacaktır. Daha sonra bizim mali mührümüz ile imzalama yapacağınız için bu mali mührü e-Defterde kullanmak üzere kilit altında tutabilirsiniz. Aktivasyon için sözleşmenin imzalanmasının ardından veya öncesinde bize hangi tarih itibariyle e-Fatura sisteminizin açılmasını talep ettiğinizi paylaşabilirsiniz. Bizler de buna göre size aktivasyon şifresini paylaşacağız.Tüm bu işlemler birkaç dakikalık bir süre alacaktır.

e-Fatura eFinans portalı menü kullanımı ile ilgili eğitim ve belgelendirme verilecektir. Bu modüllerin gerektirdiği tüm tanımlamaları firmanın yapması beklenmektedir. Bu eğitim sonrasında oluşabilecek tüm soru ve sorunlarınızda 7/24 destek verecek olan çağrı merkezimiz üzerinden destek alabileceksiniz.

Yarı entegrasyon modelini açıklayabilir misiniz? Diğer e-Fatura kullanıcıları bu programları kullanarak tam entegrasyon yapabiliyor mu?

 

 

Konnektör bağlantımız olan ERP’lerden biri değilse kullandığınız ERP programı ve BT altyapısına sahip bir firma olduğu öngörüsü ile de firma tarafından yapılan bir yazılım sonrası Web Servis hizmetlerimizden yararlanabilirler.

Xml formatta veri çıkışı sağlanması halinde, tarafımıza gönderilecek Statik IP kod üzerinden yetkilendirmeler yapılmaktadır. Ve e-Fatura süreçlerinin bu şekilde de (yarı entegrasyon olarak) sağlanması mümkün. Kullanılan ERP ile konnektörümüz var ise, firma tam otomatik olarak (tam entegrasyon) yine e-Fatura sürecini yönetebilir.

Mali mührümüz TUBİTAK'tan geldi, hemen kullanmamız gerekiyor mu? Bekletebilir miyiz?

 

Sizlerle yapacağımız aktivasyon işlemi süresine kadar mali mührünüzü saklamanızı rica ediyoruz. Bizimle internet üzerinden yapacağınız aktivasyon işlemi sadece birkaç dakika sürmektedir. Bir defaya mahsus giriş yapacağınız makinaya mali mühür ile giriş yapmanız yeterlidir. Bu işlem sonrası eFinans ile özel entegrasyona geçiş yaptığınız otomatik olarak GİB tarafına da bildirilmiş olacak.

Mali mührümü tanımladım fakat yine de karta giriş yapamıyorum, neden?

 

Öncelikle kartınızda bulunanSIM kartın doğru olarak takıldığına emin olunuz ve bilgisayarınıza tekrar takınız. (Kartın SIM kart giriş bölümünün arka yüzünde kabartma şekil ile doğru takılma pozisyonu tarif edilmektedir.)

Daha sonra www.kamusm.gov.tr adesinden indirmiş olduğunuz Akis Kart İzleme aracını çalıştırınız.

Kartınızın “kartlar” bölümünde listelendiğinden emin olunuz. Sertifika bilgilerinin ve seri numarasının görünüp görünmediğini kontrol ediniz ve sağ üstteki “PIN gir” bölümünden mali mührünüzün PIN kodunu yazıp “Karta Gir” butonuna basınız

Eğer karta giriş yaparken mali mührünüz kilitli, “Kilit Çöz” uyarısında bulunuyorsa, kartınız 3 defadan fazla hatalı şifre girişi nedeniyle kilitlenmiştir. Bu kilidi çözmek için www.kamusm.gov.tr adresindeki “Online İşlemler” menüsünden VKN ve gizli sorunuz ile giriş yapıldıktan sonra, “Kilit Çöz”menüsünden kartınızın kilidini çözün. Kilit çözme işleminden sonra size verilen yeni PIN kodu ile tekrar karta giriş yapmayı deneyiniz. Karta giriş yapıldıktan sonra sisteme kartınızla giriş yapabilirsiniz.

 

Mali mühre akis kart programından giriş yapmaya çalıştığımda PCKS 15 hatası alıyorum ne yapmalıyım?

 

Bu tarz hatalar genellikle SIM kartın hatalı takılması ya da hatalısürücü kurulumu sonucu gerçekleşir.

Öncelikle kartınızda bulunan SIM kartın doğru olarak takıldığına emin olunuz ve bilgisayarınıza tekrar takınız. (Kartın SIM kart giriş bölümünün arka yüzünde kabartma şekil ile doğru takılma pozisyonu tarif edilmektedir.)

Kartınızın doğru takıldığından emin olunduktan sonra, akis kartı yüklerken kullandığınız sürücü yükleme dosyasını tekrar çalıştırın ve karşınıza çıkan ekranda “kaldır” seçeneğini seçin. Uygulama başarıyla kaldırıldıktan sonra sürücü dosyasını tekrar kurun ve kartınızla tekrar PIN kodunuzla giriş yapmayı deneyin. Giriş yapıldıktan sonra tekrar kütüphane tanımlı kartınızdan giriş yapmayı deneyiniz.

Uygulamamıza e-Fatura için test uygulaması kurulacak. Size bildirmemiz istenen IP numarası nedir?

 

ERP firmalarından sistemimiz ile test yapmaları için statik IP talebinde bulunuruz.  Bu statik IP numarasına izinleri tanımlayıp erişim için izin veririz. Yazdıkları konnektörün, ERP'den eFinans'a faturaları doğru şekilde akıtabildiklerini, bizim gönderdiğimiz test senaryoları ışığında test edeceklerdir.